Korzystamy z plików cookies zapisujących dane użytkownika. Przeglądając naszą stronę wyrażasz zgodę na ich używanie. Według obecnie obowiązujących przepisów prawa możesz je wyłączyć zmieniając ustawienia przeglądarki. Więcej »
zamknij
Znajdujesz się tutaj:   BIP WORD SŁUPSK » Kontrola zarządcza » Zarządzenie w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej

Zarządzenie w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej

 

ZARZĄDZENIE Nr 14/2010

Dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Słupsku

z dnia 19 lipca 2010 r.

w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej.

Na podstawie art. 53 w zw. z art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych(Dz.U. z 2009 r., nr 157., poz. 1240)zarządzam, co następuje:


§ 1

Kontrola zarządcza

Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych w WORD Słupsk dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.



§2

Cel i zakres kontroli

1. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

3) wiarygodności sprawozdań;

4) ochrony zasobów;

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;

7) zarządzania ryzykiem.



2. Kontrola zarządcza ma spełniać następujące funkcje:

a) sygnalizacyjną poprzez dostarczanie Dyrektorowi WORD oraz wszystkim kierownikom komórek organizacyjnych, pracownikom na samodzielnych stanowiskach pracy informacji niezbędnych do korekty uprzednich i podejmowania nowych decyzji oraz sygnalizowanie faktów wystąpienia nieprawidłowości, zaniedbań, nadużyć, odchyleń od ustalonych procedur postępowania, umożliwiających ich likwidację,

b) instruktażową – poprzez inicjowanie kierunków prawidłowego działania, wskazywanie sposobów i środków likwidacji oraz zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości,

c) profilaktyczną – poprzez zapobieganie w wyniku wniosków pokontrolnych występowania niekorzystnych zjawisk oraz oddziaływanie w celu wywołania pożądanych zachowań.


3. Kontrola zarządcza wykonywana jest z uwzględnieniem przestrzegania podstawowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej, na podstawie następujących kryteriów:

a) zgodności z prawem - w ramach którego pracownicy są zobowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

b) rzetelności - w ramach którego wypełniane są obowiązki przez pracowników z należytą starannością, sumiennie i terminowo, z dokumentowaniem określonych działań zgodnie z rzeczywistością, z uwzględnieniem okoliczności,

c) celowości - w ramach którego pracownicy badają, czy działalność WORD jest zgodna z celami i zadaniami wskazanymi w statucie jednostki i zgodności z przyjętymi planami,

d) gospodarności - w ramach którego pracownicy optymalizują metody i sposoby oszczędnego i efektywnego wydatkowania oraz gospodarowania majątkiem WORD, a ponadto stosują działania zapobiegające wystąpieniu szkód i ich ograniczaniu,

e) przejrzystości - w ramach którego klasyfikuje się dochody i wydatki publiczne, sporządza sprawozdania finansowe, stosuje zasady rachunkowości, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w formie zorganizowanego ładu dokumentacyjnego, a ponadto sprawdzeniu czy dokumenty (dowody księgowe) będące podstawą zapisu w księgach rachunkowych, są opisane w sposób umożliwiający identyfikację zrealizowanego zadania.

f) jawności - w ramach którego WORD Słupsk posiada (stronęwww.word.slupsk.pl/bip) BIP - Biuletyn Informacji Publicznej i udostępnia materiały zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej.


§ 3

Standardy kontroli zarządczej w jednostce

W WORD Słupsk wdraża się standardy kontroli zarządczej w następujących obszarach:

- środowisko wewnętrzne.

- cele i zarządzanie ryzykiem.

- mechanizmy kontroli.

- informacja i komunikacja.

- monitorowanie i ocena.

§ 4

Środowisko wewnętrzne

1. Właściwe środowisko wewnętrzne w WORDjestfundamentem dlapozostałych elementów kontroli zarządczej.

2. Warunki wewnętrzne wyrażają sięw przestrzeganiu wartości etycznych w jednostce,posiadaniu odpowiednich kompetencji zawodowych przez pracowników, istnieniuodpowiedniej struktury organizacyjnej, identyfikacji zadańwrażliwychoraz we właściwym powierzaniu(delegowaniu) obowiązków.

3. Osoby zarządzające i pracownicy są świadomi wartości etycznychprzyjętych w jednostce i przestrzegają je przy wykonywaniu powierzonych zadań. Osoby zarządzające wspierają i promują przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami.

4. Proces zatrudnienia jest prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy Zapewnia się rozwój kompetencji zawodowych pracowników jednostki i osób zarządzających.

§ 5

Struktura organizacyjna

Struktura organizacyjna WORD jest dostosowana do celów i zadań, które stoją przed WORD do zrealizowania. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników określa się w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności jest określony dla każdego pracownika w sposób precyzyjny, adekwatny do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nim związanego.

§ 6

Powierzanie obowiązków

1. Zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom jest precyzyjnie określony.

  1. Przyjęcie obowiązków jestpotwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym WORD.

§ 7

Cele i zarządzanie ryzykiem

1. Zarządzanie ryzykiemsłuży zwiększeniuprawdopodobieństwa osiągnięciacelów WORD.

2. W ramach zarządzania ryzykiem:

a) określa się misję WORD,

b) określa się cele i zadania WORD,

c) monitoruje się i ocenia realizację zadań,

d) dokonuje się identyfikacji ryzyka,

e) analizuje się ryzyko,

f) określa się reakcje na ryzyko i działania zaradcze.


§ 8

Określenie celów i monitorowanie realizacji zadań

1. W WORDokreśla sięposzczególne cele i zadaniaw rocznej perspektywie.

2. U ramach WORD prowadzi się bieżącą ocenę(monitoring)realizacjizadań za pomocą kryteriów oszczędności, efektywności i skuteczności. Określając cele i zadania wskazuje się także WORD, komórki organizacyjnelubosoby odpowiedzialne bezpośrednio za ichwykonanie oraz zasoby przeznaczone do ichrealizacji.

§ 9

Identyfikacja ryzyka

1. Raz w roku dokonuje się identyfikacji ryzykazwiązanego z poszczególnymi celami i zadaniami jednostki, dotyczącego zarówno działalności całej jednostki, jak i realizowanych przez jednostkę konkretnych programów, projektów czy zadań.

2. W przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje jednostka identyfikacja ryzyka jest ponawiana.


§ 10

Analiza ryzyka

Zidentyfikowane ryzyka poddaje się analizie, mającej na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpieniadanego ryzyka. Kierownik jednostki – Dyrektor WORD lub upoważnieni pracownicy określają akceptowany poziom ryzyka.


§ 11

Reakcja na ryzyko

1. W wyniku identyfikacji ryzyka określa się rodzaj reakcji w stosunku do każdego istotnego ryzyka. Reakcje polega na tolerowaniu prawdopodobieństwa wystąpienia niekorzystnych zdarzeń, przeniesieniaodpowiedzialności za skutki ichwystąpienia, wycofania się z określonych działańlubpodjęcia określonych działań.

  1. Dyrektor WORD lub upoważnieni pracownicy określają działania, które należy podjąć w celuzmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.

§ 12

Identyfikacja obszarów wrażliwych

W WORD tworzy się co roku zestawienia zadańwrażliwych, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej. Zadania wrażliwestanowią wykonywane przez pracowników czynności.


§13

Mechanizmy kontroli zarządczej

Wprowadza się następujące mechanizmy kontroli zarządczej:

Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej

Nadzór

Ciągłość działalności

Ochrona zasobów

Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych

Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych


§ 14

Dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych

Procedury wewnętrzne, instrukcje,wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialnościpracowników i innedokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemukontrolizarządczej. Dokumentacja ta jest spójna i dostępna dla wszystkichosób, dlaktórychjestniezbędna.


§ 15

Nadzór kierowniczy

1. W WORD prowadzi się nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

  1. Nadzór kierowniczy obejmuje w szczególności jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdemu z pracowników i systematyczną ocenę ich pracy w niezbędnym zakresie oraz zatwierdzanie wyników pracy w decydujących momentach w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega ona zgodnie z zamierzeniami.

§ 16

Ciągłość działalności

Celem odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej ma być utrzymanie, w każdym czasie i okolicznościach, ciągłości działalności WORD, w szczególności operacji finansowych i gospodarczych oraz ochrona zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych. Osiąganie tego celu możliwe jest poprzez wykorzystywanie wyników analizy ryzyka.


§ 17

Ochrona zasobów

Dostęp do zasobów WORD mają wyłącznie upoważnione osoby. Osobom zarządzającym i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów WORD.



§ 18

Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych

Wprowadza się mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, a w tym:

a) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych.

b) zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika WORD lub osoby przez niego upoważnione.

c) podział kluczowych obowiązków.

  1. weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.


§ l9

Dokumentowanie operacji finansowych i gospodarczych

Wszystkie operacie finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia powinny być rzetelnie dokumentowane w celu umożliwienia prześledzenia każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu.


§ 20

Zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych

  1. Dyrektor WORDlubupoważnieni przez niegopracownicy zatwierdzająwszelkie operacje finansowe i gospodarcze przed ich realizacją. Poszczególne czynności związane z realizacjąoperacji finansowych lubgospodarczych powinnybyć wykonywanewyłącznie przez pracowników do tego upoważnionych.

2. Operacje finansowe, gospodarcze i inne istotne zdarzenia powinny być weryfikowane przed i po realizacji.

§ 21

Podział obowiązków

Kluczowe obowiązki dotyczące zatwierdzania, realizacji i księgowania operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń rozdziela się pomiędzy różnych pracowników, z uwzględnieniem obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego WORD określonych w przepisach prawa.


§ 22

Główny księgowy

Główny księgowy jest pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie rachunkowości WORD, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.


§23

Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych

Wprowadza się mechanizmy kontroli dotyczących systemów informatycznych. Składają się na nie mechanizmy kontroli dostępu do zasobów informatycznych, sprzętu, systemu, aplikacji, danych mające na celu ich ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami, utratą lub ujawnieniem, czy mechanizmy kontroli oprogramowania systemowego.


§ 24

Informacja i komunikacja

1. Wszystkim pracownikom zapewnia się dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków.

2. Osoby zarządzające oraz pracownicy mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywaniaprzez nichobowiązków. System komunikacjiumożliwiaprzepływ potrzebnych informacji wewnątrz WORD, zarówno w kierunku pionowymjaki poziomym.

3. Osobom zarządzającym i pracownikom zapewnia się w odpowiedniej formie i czasie, właściweoraz rzetelne informacje potrzebne do realizacjizadań.


§ 25

Monitorowanie i ocena

1. Dyrektor WORD odpowiedzialny jest za dokonywanie oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostce. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej mogą być zobowiązane także inneosoby pełniące funkcjekierownicze.


2. Ocena systemu kontroli zarządczej dokonywana jest także w drodze odrębnych ocen dokonywanych przez pracownikom WORD.

3. Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez Dyrektor WORD powinny być w szczególności wyniki: monitorowania oraz przeprowadzonych audytów i kontroli.

4. Dyrektor WORD corocznie potwierdza uzyskanie powyższego zapewnienia w formie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok.

 Podpisał

Dyrektor WORD

Zbigniew Wiczkowski

drukuj    zapisz jako pdf

Dziennik modyfikacji

Autor: Joanna RESZETAR
Udostępnił: Joanna RESZETAR2011-10-06 08:13:05
Ostatnio zmodyfikował: Joanna RESZETAR2011-10-06 08:26:35
Licznik odwiedzin: 3338