ZARZĄDZENIE Nr 14/2010

Dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Słupsku

z dnia 19 lipca 2010 r.

w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej.

 

Na podstawie art. 53 w zw. z art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych(Dz.U. z 2009 r., nr 157., poz. 1240)zarządzam, co następuje:

 

Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych w WORD Słupsk dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

 

1. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

 

2. Kontrola zarządcza ma spełniać następujące funkcje:

a) sygnalizacyjną poprzez dostarczanie Dyrektorowi WORD oraz wszystkim kierownikom komórek organizacyjnych, pracownikom na samodzielnych stanowiskach pracy informacji niezbędnych do korekty uprzednich i podejmowania nowych decyzji oraz sygnalizowanie faktów wystąpienia nieprawidłowości, zaniedbań, nadużyć, odchyleń od ustalonych procedur postępowania, umożliwiających ich likwidację,

b) instruktażową – poprzez inicjowanie kierunków prawidłowego działania, wskazywanie sposobów i środków likwidacji oraz zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości,

c) profilaktyczną – poprzez zapobieganie w wyniku wniosków pokontrolnych występowania niekorzystnych zjawisk oraz oddziaływanie w celu wywołania pożądanych zachowań.

 

3. Kontrola zarządcza wykonywana jest z uwzględnieniem przestrzegania podstawowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej, na podstawie następujących kryteriów:

a) zgodności z prawem - w ramach którego pracownicy są zobowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

b) rzetelności - w ramach którego wypełniane są obowiązki przez pracowników z należytą starannością, sumiennie i terminowo, z dokumentowaniem określonych działań zgodnie z rzeczywistością, z uwzględnieniem okoliczności,

c) celowości - w ramach którego pracownicy badają, czy działalność WORD jest zgodna z celami i zadaniami wskazanymi w statucie jednostki i zgodności z przyjętymi planami,

d) gospodarności - w ramach którego pracownicy optymalizują metody i sposoby oszczędnego i efektywnego wydatkowania oraz gospodarowania majątkiem WORD, a ponadto stosują działania zapobiegające wystąpieniu szkód i ich ograniczaniu,

e) przejrzystości - w ramach którego klasyfikuje się dochody i wydatki publiczne, sporządza sprawozdania finansowe, stosuje zasady rachunkowości, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w formie zorganizowanego ładu dokumentacyjnego, a ponadto sprawdzeniu czy dokumenty (dowody księgowe) będące podstawą zapisu w księgach rachunkowych, są opisane w sposób umożliwiający identyfikację zrealizowanego zadania.

f) jawności - w ramach którego WORD Słupsk posiada (stronęwww.word.slupsk.pl/bip) BIP - Biuletyn Informacji Publicznej i udostępnia materiały zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej.

 

W WORD Słupsk wdraża się standardy kontroli zarządczej w następujących obszarach:

 

 

Struktura organizacyjna WORD jest dostosowana do celów i zadań, które stoją przed WORD do zrealizowania. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników określa się w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności jest określony dla każdego pracownika w sposób precyzyjny, adekwatny do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nim związanego.

 

 

 

 

 

Zidentyfikowane ryzyka poddaje się analizie, mającej na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Kierownik jednostki – Dyrektor WORD lub upoważnieni pracownicy określają akceptowany poziom ryzyka.

 

 

W WORD tworzy się co roku zestawienia zadań wrażliwych, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej. Zadania wrażliwe stanowią wykonywane przez pracowników czynności.

 

Wprowadza się następujące mechanizmy kontroli zarządczej:

 

Procedury wewnętrzne, instrukcje,wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja ta jest spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

 

 

Celem odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej ma być utrzymanie, w każdym czasie i okolicznościach, ciągłości działalności WORD, w szczególności operacji finansowych i gospodarczych oraz ochrona zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych. Osiąganie tego celu możliwe jest poprzez wykorzystywanie wyników analizy ryzyka.

 

Dostęp do zasobów WORD mają wyłącznie upoważnione osoby. Osobom zarządzającym i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów WORD.

 

Wprowadza się mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, a w tym:

a) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych.

b) zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika WORD lub osoby przez niego upoważnione.

c) podział kluczowych obowiązków.

d) weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

 

Wszystkie operacie finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia powinny być rzetelnie dokumentowane w celu umożliwienia prześledzenia każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu.

 

 

Kluczowe obowiązki dotyczące zatwierdzania, realizacji i księgowania operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń rozdziela się pomiędzy różnych pracowników, z uwzględnieniem obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego WORD określonych w przepisach prawa.

 

Główny księgowy jest pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie rachunkowości WORD, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

 

Wprowadza się mechanizmy kontroli dotyczących systemów informatycznych. Składają się na nie mechanizmy kontroli dostępu do zasobów informatycznych, sprzętu, systemu, aplikacji, danych mające na celu ich ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami, utratą lub ujawnieniem, czy mechanizmy kontroli oprogramowania systemowego.

 

 

 Podpisał

Dyrektor WORD

Zbigniew Wiczkowski